Warum Selbständige und Freiberufler bei der Auftragsverwaltung ganz genau hinschauen sollten
In Großunternehmen wird mit eingehenden Aufträgen und der anfallenden Rechnungsstellung ganz routiniert umgegangen. Unternehmer, die noch nicht lange selbständig sind oder nur wenige Aufträge im Monat annehmen, müssen sich jedoch jedes Mal wieder neu in diese Tätigkeit einfinden. Sie sind viel weniger auf einzelne Tätigkeitsbereiche spezialisiert als einzelne Mitarbeiter großer Firmen. Als Allroundtalent alle Vorschriften bei der Rechnungslegung einzuhalten und seine Aufträge nicht durcheinanderzubringen, ist nicht immer leicht. Dennoch ist penible Korrektheit hier von größter Wichtigkeit. Ziehen Kunden ihre Aufträge wieder zurück oder fordern sogar Schadensersatz, weil Sie den Auftrag in den falschen Ordner eingeordnet und deshalb nicht rechtzeitig geliefert haben, bedeutet dies anteilig einen großen Verlust. Im Großbetrieb fallen solche Fehler meist weniger ins Gewicht.
Passieren Ihnen Fehler bei der Ausstellung der Rechnung, werden die betroffenen Kunden nicht zahlen, da ihnen das Finanzamt sonst den Vorsteuerabzug verweigert und sie die Umsatzsteuer nicht zurückerhalten. Das gilt jedoch nicht bei kleineren Tippfehlern, bei denen keine Inhaltsverfälschung entsteht. Zeitverzögerungen bei der Rechnungsbegleichung und kurzfristige Einnahmenausfälle zerstören jedoch Ihre Kalkulation. Wird eine Rechnung nicht bezahlt, können Sie den Leistungsempfänger zunächst freundlich an diese erinnern oder sofort juristische Schritte in Form einer Mahnung einleiten. Folgende Angaben müssen fehlerfreie Rechnungen enthalten:
- den vollständigen Namen und die korrekte Adresse des eigenen Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Rechnungsdatum
- die Rechnungsnummer
- die Rechnungspositionen mit Mengenangaben und Artikelbezeichnungen
- das Leistungs- und Lieferdatum
- den zu zahlenden Netto-Betrag ohne den Steuersatz
- den Umsatzsteuersatz von 19 Prozent bzw. ermäßigten 7 Prozent
- den Steuerbetrag
- den Grund für eine eventuelle Steuerbefreiung
Darüber hinaus sollten Sie folgende Vorschriften und Hinweise im Zusammenhang mit Rechnungen beachten:
- Bei Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 Euro müssen die Angaben weniger umfangreich sein.
- Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. 6 Monate nach der Erbringung der Leistung muss die Rechnung spätestens gestellt sein.
- Als Freiberufler oder Kleinunternehmer können Sie für eine einfachere Buchhaltung und bessere Liquidität eine Ist-Besteuerung wählen.
- Erhalten Sie eine Gutschrift vom Kunden, müssen Sie keine Rechnung stellen.
- Sie besitzen eine Aufbewahrungspflicht, was bedeutet, dass Sie ausgestellte Rechnungen 10 Jahre aufbewahren müssen.
- Wenn nicht anders vom Kunden gewünscht, sollten Sie sich für die elektronische Rechnung entscheiden. Das spart Zeit und Geld für den Versand und das Papier sowie die Lagerhaltung.
Sie können zur Erstellung der Rechnung einfache Vorlagen für Ihre Excel-Dateien verwenden oder verschiedene Softwareprogramme nutzen. Einige davon sind kostenlos, aber weniger umfangreich als kostenpflichtige. Bezahlsoftware, wie die der Firma Lexware, vereint verschiedene Tätigkeiten. Anfangs erscheinen einem die vielen Funktionen etwas unübersichtlich. Jedoch findet man sich dank zahlreicher Hilfestellungen schnell zurecht. Nach einem Probemonat können Sie sich immer noch gegen das Produkt entscheiden. Mit solchen Softwarelösungen können Aufträge leicht verwaltet werden und es geht nichts verloren. Außerdem können Sie die Daten für die Rechnung schnell und fehlerfrei übertragen. Verbinden Sie diese mit ihrem Onlinebanking, können Sie Rechnungsbegleichungen noch leichter nachverfolgen. Weitere passende Schnittstellen erlauben es Ihnen, Ihre Daten zum Beispiel dem Steuerberater auf direktem Weg zukommen zu lassen. Verschiedene Programme sind auch mobil verwendbar. Während einige vom Tablet oder Smartphone aus nur einsehbar sind, können Sie andere auch unterwegs bedienen. Das erlaubt es Ihnen, Kundenaufträge beispielsweise vor Ort anzulegen oder einen neuen Ansprechpartner gleich eintragen zu können.
